Ya sea virtual o presencial, un congreso es la mejor manera de reunir un público específico interesado en un tema o especializado en este.
Y esto es debido a que te permite generar networking e intercambiar experiencias profesionales con colegas, aprender de expertos en poco tiempo y actualizar tus conocimientos. Si tienes que planear un congreso, aquí encontrarás un resumen de los pasos que algunos expertos recomiendan para que este sea un éxito.
Puedes organizar un congreso tú solo pero, sería un trabajo titánico ya que hay muchas acciones por hacer.
Lo ideal es formar un equipo de trabajo al cual puedas dirigir y asignar diversas tareas de un plan para llevarlo a cabo.
Debes considerar el tiempo que toma realizar cada tarea, desde buscar y contactar a los expositores, hasta enviar las invitaciones a los participantes y vigilar, una vez esté en marcha, que todo se realice en tiempo y forma.
Una forma rápida para descubrir los puntos débiles de tu planeación es realizarte preguntas como si fueras un espectador del mismo. Cada pregunta se relaciona con los pasos a seguir.
¿Para qué quieres realizar este congreso? Saber claramente que estás buscando con este congreso, te ayudará a definir las mejores estrategias para obtenerlo, además, si buscas patrocinios o apoyos, siempre te preguntarán esto.
¿A qué tipo de personas va dirigido tu congreso? Aquí debes determinar características cómo: la edad, género, ocupación, hábitos de consumo, etc., de las personas que quieres que asistan.
¿Cuándo, a qué hora y dónde se va a hacer cada actividad de tu congreso? Esto aplica tanto para las actividades previas, como para las que se realizan en el congreso y las que pudieran ser posteriores.
No olvides poner en tu cronograma el tiempo de duración de cada actividad para poder planear con base en ello.
¿Qué actividades necesitan hacer y con qué vas a hacerlas? Haz una lista de todas las cosas que hay que hacer antes, durante y después del congreso y, por cada una, haz otra lista de cada acción o tarea que se debe realizar para que se complete esa actividad.
Recuerda que actualmente existen muchas Apps para la gestión de proyectos y actividades.
¿Qué van a obtener los participantes por ir? Sí, sabemos que los congresos tienen muchos beneficios como la actualización profesional o el networking, pero, sobre todo si los asistentes son profesionistas, seguro querrán recibir, apenas termine, su diploma o constancia de participación.
Los congresos en línea tienen los mismos objetivos que los presenciales pero en estos, las personas pueden participar a través de cualquier dispositivo con Internet a través de actividades que se hacen en vivo.
Las “salas” son espacios virtuales generados por plataformas como Zoom, Meet y otras a través de las cuales, ponentes y participantes interactúan entre sí.
Este tipo de congresos es también empleado como estrategia de promoción y captación de prospectos en el ámbito del marketing digital y las ventas.
Como ya viste, para planear un congreso se requiere conocimientos que tienen que ver con administración, logística y hasta publicidad.
¿Cómo te sientes para organizar un congreso en esta época post Covid-19?
Aprende lo que necesitas para organizar congresos, ya sea presenciales, en línea o mixtos con un programa especializado como la Especialidad en Turismo de Reuniones de CESSA Universidad.
Aprende a organizar congresos, exposiciones y convenciones, con un profundo conocimiento del factor humano así como las estrategias y habilidades directivas que te permitan desempeñarte en este ámbito.